Как выполнять оценку по трем точкам?

Вам стоит научиться выполнять оценку сроков задач по трем точкам, так как это, безусловно, лучшая техника для оценивания продолжительности работ совместно с участниками вашей проектной команды. Техника называется "оценка по трем точкам" потому, что участники команды дают пессимистичную, оптимистичную и наиболее вероятную оценки сроков завершения работ. Данная техника является одним из лучших подходов, так как позволяет менеджеру проектов достичь следующего:

• Повысить точность по сравнению с оценкой по одной точке.
• Улучшить обязательства, получаемые от команды, потому что оценка принимает во внимание риски.
• Получить полезную информацию о рисках в каждой задаче.

• Мы работаем с членом команды, который будет выполнять задачу, чтобы определить как позитивные так и негативные риски, связанные с его задачей. Негативные риски — те, что могут увеличить срок выполнения задачи, позитивные — уменьшить.
• Затем мы просим члена команды назвать три оценки. Первая — это наиболее вероятная (BG), которая является средней продолжительностью работы над задачей, если работник сделает ее 100 раз. Вторая оценка — пессимистичная (P) — продолжительность работы над задачей, если сработают все негативные факторы, которые мы выявили. И наконец мы просим дать оптимистичную оценку (O) в которой учтены все определенные ранее позитивные факторы.
• Теперь мы проводим несложные вычисления с тремя полученными оценками. Мы рассчитываем значение и стандартное отклонение, используя формулы для оценки по трем точкам: (O + 4 * BG + P) / 6 = взвешенное значение, а (P-O) / 6 = стандартное отклонение (используемое для вычисления вероятностей). Взвешенное значение по трем оценкам, которые дал нам член команды, это та оценка, которую мы используем для его задачи. Она учитывает риски в задаче и последствия воздействия позитивных и негативных рисков.

Обсуждая риски в задаче, мы даем сотруднику возможность участвовать в процессе определения оценки. Мы также обходим те игры, которые обычно происходят при оценке по единственному значению. Обычно в процессе определения этого единственного значения, члены команды растягивают его как только могут. Из опыта они знают, что менеджер проекта, вероятно, произвольно ее урежет. Совершенно точно, что это не способ получить хорошую оценку.

Когда мы оцениваем по трем точкам, мы записываем все три оценки в соответствующие документы, так же как и позитивные и негативные риски, выявленные для задачи. Мы открыто сообщаем команде и заказчикам проекта, что оценки не на 100% точны. Что существуют риски, которые мы рассмотрели и которые могут повлиять на время выполнения задачи. Такой подход устраняет некоторые сомнения членов команды относительно процесса оценки задач.

Оценка по трем точкам снабжает нас более качественной информацией, так как мы явно учитываем риски. Кроме того, мы узнаем о рисках по задаче на ранних этапах процесса и узнаем от того, кто будет выполнять задачу. Все это дает нам возможность предпринять корректирующие действия до того как работы начаты. Это увеличивает вероятность хороших рисков и уменьшает вероятность плохих.

Например, член команды говорит, что при выполнении работ к которым привлекался определенный отдел компании, количество работы существенно увеличивалось из-за того, что руководители и менеджеры этого отдела постоянно пропускали назначенные встречи. Зная это, мы можем предпринять шаги, чтобы обеспечить посещение собраний представителями данного отдела. Мы можем даже привлечь заказчика проекта, чтобы получить от них обещание посещать встречи. Если мы можем уменьшить вероятность отрицательных рисков, то мы делаем большой шаг навстречу улучшения сроков проекта.

Источник: Мегамозг