Какие налоговые документы нужно хранить дольше 5 лет

Документы налогового учёта хранят 5 лет. Но некоторые нужно хранить дольше. Их можно объединить в 3 группы.

Общий срок хранения документации по налогам

Для хранения документов по налогам статья 23 НК РФ предусматривает пятилетний срок. Есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев – когда 4.

Просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать, и порядок подсчёта зависит от налогового периода по конкретному налогу. Для налога на прибыль это год, а для НДС – квартал.

Первая группа. Документы, подтверждающие сумму налогового убытка

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесённого убытка. Это все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приёма-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

Их нужно хранить в течение всего срока, когда вы уменьшаете налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносите убытки на будущее.

По совокупности двух норм НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283) сохранность документов, подтверждающих размер убытков, нужно обеспечить в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учёта - 5 лет. Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Вторая группа. Документы при списании безнадёжного долга

Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Это договоры с контрагентами, письма, платёжные документы.

Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Третья группа. Счета-фактуры 

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок их хранения регулируют Правила ведения счетов-фактур, утверждённые постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Счета-фактуры за налоговый период должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления или получения. 

Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – 5 лет. Но нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать. Срок начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счёт-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчётности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). 

Например, фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру от 2 июля 2024 г. Этот счёт-фактура отражён в декларации за 3 квартал 2024 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2024 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2029 г. 

Срок хранения счета-фактуры может быть продлён из-за переноса налоговых вычетов по НДС (разрешено пунктом 2 статьи 171 НК РФ, с исключениями). То есть, если вы заявите вычет с переносом, то хранить счёт-фактуру придётся дольше. При переносе на максимально разрешённый срок хранить счёт-фактуру вам придётся фактически 8 лет.

Например, для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2024 г. Поставщик предъявил счёт-фактуру от 2 июля 2024 г. Фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2025 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2025 г. и закончится 30 сентября 2030 г.

Напомним, вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учёт товаров (работ, услуг). Переносить вычеты по предоплатам НК РФ запрещает.

Источник: Бухгалтерия.ру