Правила подписания электронной первички уточнили

В начале марта в ФНС поступил вопрос от налогоплательщика: правомерно ли будет, получив от контрагента электронный документ, распечатать его и заверить обычным, классическим автографом?

Вопрос налогоплательщика вполне закономерен. Действительно, документ, полученный от делового партера в электронном формате и подписанный им же цифровой подписью, имеет полноправную юридическую силу. Значит, со своей стороны, компания может заверить документ как ЭЦП, так и классическим автографом, поставленным авторучкой? Нет, ответили ревизоры в своем письме от 23 апреля 2018 года № ЕД-4-15/7760.

Коса на камень

Закон разрешает организациям вести документооборот со своими деловыми партнерами как в классическом виде, то есть, распечатывая каждую бумагу и передавая ее физически контрагенту, так и в цифровом. Об этом сказано в пункте 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Однако еще одна норма, а именно Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи", требует, чтобы документы, подписанные цифровыми автографами, в ответ были также завизированы ЭЦП. Таким образом, рассуждают в ФНС, у компаний нет законодательных оснований распечатать полученный цифровой документ и завизировать его со своей стороны классическим автографом. Только цифровая подпись в ответ сделает полученную бумагу подтверждающим документом, имеющим юридическую силу. В ответе Службы уточняется, что действие закона распространяется на все документы, включая счета-фактуры. При этом нужно не забывать, что, например, накладные и счета-фактуры, могут быть подписаны разными ЭЦП.

Особый порядок

Обратите внимание, что для обмена цифровыми счетами-фактурами законодатель установил особые правила. Они отличаются от требований, предъявленных к обмену другой первичной документацией.

Так, счет-фактура может быть подписан только усиленной квалифицированной подписью директора компании или сотрудника, у которого есть советующие полномочия. Такое правило закреплено в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Для составления этого документа также необходимо применять утвержденный формат, он установлен приказом Службы от 4 марта 2015 года № ММВ-7-6/93@.

Пересылать счета-фактуры, составленные в цифровом виде, закон разрешает только через доверенных операторов электронного документооборота. Список компаний, которые имеют такое разрешение, размещен на сайте налоговой службы. Закон не настаивает, чтобы компания и ее контрагент пользовались услугами одного оператора электронного документооборота. Однако перед тем как заключить договор с будущим контрагентом и начать обмениваться цифровыми документами, включая счета-фактуры, удостоверьтесь, что технические ресурсы вашего оператора ЭДО и возможности оператора делового партнера совместимы.

Еще одно уточнение: распечатывать для передачи в ФНС или хранения в офисе компании цифровые документы не нужно, законодательство этого не требует. 

Документы можно распечатать, если они необходимы для работы других сотрудников или если бухгалтер привык к такому порядку.

Источник: Бухгалтерия.ру