Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

У любой организации или предпринимателя неизбежно накапливается огромное количество бумаг. Это "первичка", кадровые и банковские документы, счета-фактуры, гражданско-правовые договоры, техническая документация и так далее.

Храним: что, зачем и сколько? 

До какого-то момента бумаги нужно хранить. Они подтверждают, например, что налоги рассчитаны верно и уплачены вовремя, зарплата выплачена полностью, срок использования оборудования определили верно, а долг перед контрагентом давно погашен. Такие документы важно сберечь без изменений и повреждений до тех пор, пока не истечет срок, установленный для них по закону. 

Например, хранить документы по расчету и уплате налогов следует в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Такой срок установлен не случайно - он связан с периодом деятельности организации или предпринимателя, который может проверить налоговая инспекция. 

Кадровые документы, составленные до 2003 года, хранятся 75 лет, а созданные в 2003 году и позже - 50 лет. "Бухгалтерскую" учетную политику и первичные документы нельзя терять в течение как минимум пяти лет после отчетного года. Бухгалтерскую отчетность и вовсе следует хранить до момента ликвидации организации. 

Важно! Если в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то нужно ориентироваться на больший срок. 

Когда бумаг становится много, удобно создать свой мини-архив или воспользоваться услугами официального архива – государственного либо частного. В любом случае архивные бумаги нужно систематизировать и составить на них опись. Так будет проще искать документ, если потребуется сделать копию или предъявить его при проверке. 

Отбираем бумаги для утилизации 

Отбирать документы с истекшим сроком хранения должна специальная экспертная комиссия. В нее могут входить сотрудники организации или предпринимателя (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.). 

Определить, что срок хранения документа истек, не сложно. Покажем это на примере табеля учета рабочего времени сотрудников, работающих в нормальных условиях труда. 

По закону табель учета рабочего времени следует хранить: 

• как подтверждение "налоговых" расходов на оплату труда – в течение четырех лет после года, в котором начислена зарплата; 
• как бухгалтерскую "первичку" – в течение пяти лет после года, в котором отражены расходы на оплату труда; 
• как доказательство начисления страховых взносов – шесть лет; 
• как документ по личному составу – пять лет со дня окончания года, в котором он составлен. 

Так как сроки хранения разные, ориентируемся на самый длительный – шесть лет. К примеру, табель за сентябрь 2017 года нужно хранить до 31 декабря 2023 года. 

Важно! По итогам отбора документов экспертная комиссия должна оформить акт о выделении их для уничтожения. 

Уничтожаем: вовремя и без проблем! 

Если срок хранения бумаг истек, их нужно уничтожить, а факт уничтожения – задокументировать. Утилизировать архив не опасно, если у вас на руках остается перечень "исчезнувших" бумаг. Такой список избавит от проблем при проверках и в судебных спорах, если нужно будет представить какие-либо доказательства. 

Конечно, можно избавиться от бумаг своими силами – например, сжечь их, измельчить шредером и т.д. Но гораздо лучше воспользоваться услугами специалистов. Ведь у них есть необходимый опыт и мощный технический потенциал. Они гарантируют конфиденциальность и оперативность, обеспечат фото- и видеосъемку процесса уничтожения. А при желании могут утилизировать документы даже без личного присутствия заказчика. 

Важно! Специализированная фирма правильно оформит подтверждающие документы, в том числе: 

• накладную (в ней указывают дату передачи, вес и количество бумаг); 
• акт об уничтожении (в нем фиксируют реквизиты всех документов и способ уничтожения. Однородные документы можно указывать под общим заголовком, с крайними датами. Например, "авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009 - 01.12.2009"). 

• вывоз документов и измельчение мощным производительным шредером;
• вывоз документов и сжигание в высокотемпературной печи; 
• измельчение бумаг выездным шредером на территории заказчика.
  

Источник: Бухгалтерия.ру